Dengan setiap versi baru Microsoft Office, tampaknya dalam kebijaksanaan Microsoft mereka memutuskan untuk mengubah cara kami melakukan penggabungan surat yang sederhana. Dalam versi Microsoft Word sebelumnya seperti Microsoft Word 2000, proses untuk melakukan penggabungan surat sederhana. Langkah pertama adalah membuat sumber data Anda, yang secara default adalah dokumen Microsoft Word dengan tabel sederhana di dalamnya. Langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama, yang bisa berupa surat atau pamflet. Kemudian langkah ketiga adalah menambahkan bidang Anda ke dokumen utama dan Belajar Microsoft Word akhirnya melakukan penggabungan.
Di Microsoft Word 2003, jika Anda memulai gabungan surat baru maka Anda harus menyadari bahwa Anda tidak lagi menghasilkan dokumen Microsoft Word sebagai sumber data, sebenarnya sumber data yang Anda hasilkan adalah database Microsoft Access. Saya, sampai tingkat tertentu, memuji langkah ini karena saya sangat percaya bahwa semua data mentah sebenarnya harus disimpan dalam semacam database, tidak masalah apakah itu Database Microsoft Access, Database MySQL atau SQL Server. Alasan untuk ini, adalah bahwa database memungkinkan pengguna untuk menggunakan informasi ini lebih dari sekali dan database jauh lebih stabil daripada dokumen Microsoft Word, terutama jika Anda bekerja dengan volume data yang besar. Anda juga akan menemukan bahwa database Microsoft Access yang dibuat oleh Mail Merge Wizard sangat sederhana dan hanya akan berisi satu tabel dengan bidang yang Anda tetapkan.
Hal keren yang telah dilakukan Microsoft dengan ini, adalah dengan menyimpan data mentah Anda dalam database Microsoft Access, ini memungkinkan Anda di masa mendatang untuk dengan mudah berbagi data ini dengan aplikasi lain. Bahkan, jauh lebih mudah untuk memindahkan data ke dalam spreadsheet Microsoft Excel atau bahkan ke dalam sistem database komersial seperti Microsoft SQL Server dari Microsoft Access. Fungsionalitas gabungan surat yang baru juga memungkinkan Anda memfilter dan mengurutkan data dengan lebih mudah. Manfaat utama lainnya adalah Filter memungkinkan Anda memilih data apa yang ingin Anda sertakan sebenarnya dalam proses gabungan surat.
Masalah yang saya miliki dengan proses Gabungan Surat Microsoft Word 2003 yang baru adalah kerumitan dalam melakukan penggabungan. Khususnya cara bertele-tele bahwa Anda harus menambahkan bidang gabungan ke dokumen Anda. Di versi aplikasi Microsoft Word sebelumnya, seperti Microsoft Word 2000, Anda cukup menambahkan setiap bidang gabungan ke dokumen utama Anda sekaligus. Di Microsoft Word 2003, Anda harus terlebih dahulu membuka kotak dialog Gabungkan Bidang setiap kali Anda ingin menambahkan bidang. Itu benar, Anda harus menambahkan setiap bidang dengan memilih bidang dan kemudian menyisipkan bidang gabungan dan kemudian menutup dialog dan kemudian Anda harus mengulangi langkah ini untuk setiap bidang individu. Saya menemukan ini lebih menjengkelkan daripada apa pun.
Kita tentu saja dapat memasukkan setiap bidang secara manual menggunakan pintasan Ctrl + F9 (digunakan untuk menyisipkan bidang) tetapi itu juga saya anggap banyak pekerjaan. Saya pikir di versi mendatang ini adalah sesuatu yang akan diubah oleh Microsoft, tetapi saya kira hanya waktu yang akan menjawabnya.
Secara keseluruhan, saya pikir Wizard Penggabungan Surat Microsoft Word 2003 yang baru adalah langkah maju yang positif tetapi bagi pengguna sebelumnya dari proses penggabungan surat itu bisa sedikit menakutkan dan membingungkan.
